Предварительные заявки или устное уведомление от команд органов исполнительной власти, на участие в отдельных видах спорта, подаются за 3 дня до начала соревнований, на имя главного судьи по данному виду спорта через форму на сайте Спартакиады по электронной почте или по телефону. Без предварительной заявки или телефонного уведомления главного судьи по виду спорта, команда не допускается до соревнования.
В день приезда команд, за 1 час до начала соревнований, представитель команды обязан предоставить в Главную судейскую коллегию и Мандатную комиссию следующие документы: